엑셀 인쇄의 미리 보기 기능을 사용
엑셀 인쇄 범위 설정을 사용
엑셀 인쇄 시 프린트를 Microsoft print to PDF 등 사용
엑셀 출력 시 종종하는 실수
엑셀을 출력하는 경우 데이터를 제외하고 보고서 형태로 원하는 부분만 출력이 필요한 경우가 많다.
그러나 모니터를 통해 보이는 화면은 출력된 화면과 다르기 때문에 다음과 같은 실수가 발생한다.
엑셀은 다양한 방식으로 출력 범위와 출력을 하는 옵션을 제공하고 있다. 손쉽게 원하는 출력물을 얻는 방법과 실제 하드카피인 종이를 통해 출력 전 출력물의 품질을 확인하는 방법을 알아보자.
다양한 엑셀의 출력 설정 방법
엑셀 출력결과 미리 보기
페이지 나누어보기
가장 기본적인 방법은 페이지 나누어 보기이다. 화면을 보며 직접 편집할 수 있는 장점이 있다.
다음과 같이 설정한다.
엑셀>보기>페이지 나누기 미리 보기
인쇄 미리 보기
인쇄 미리보기이다. 프린터의 종류에 따라 인쇄된 결과물을 미리 볼 수 있다. 프린터나 여백 등 자세한 설정을 할 수 있는 장점이 있다.
다음과 같이 설정한다.
엑셀>파일>인쇄
전체 화면 인쇄미리보기
전체 화면 인쇄 미리보기이다. 과거에는 파일>인쇄에서 찾을 수 있었지만 현재 엑셀에서는 검색하는 것이 효율적이다. 직접 인쇄한 결과물을 전체 화면으로 보며 여백 등을 수정할 수 있다.
다음과 같이 설정한다.
엑셀>검색창>전체화면 인쇄미리보기 또는 인쇄
화면을 보며 직접 인쇄 범위 및 여백 등을 조절할 수 있다.
엑셀 출력 범위 설정 방법
기본 설정 : 활성화된 시트만 인쇄
엑셀의 기본 출력 구간의 설정은 A1부터 현재 입력값이 있는 행열까지가 기본 인쇄 구간이다. 만약 보이지 않는 페이지 등에 한글 자라도 뭔가 찍혀있다면 빈 출력물을 만들어 낼 것이다.
아래와 같은 예제에서 기본 설정은 A1(출력시작지점)부터 N31(출력종료지점)까지를 2페이지로 출력한다.
전체 통합 문서 인쇄 : 여러 개의 시트를 일괄 출력한다.
다수의 시트를 구별하지 않고 일괄 출력할 경우 사용한다. 이때 각 출력 영역은 페이지 나누기 미리보기에서 설정된 영역이 출력된다.
다음과 같이 설정한다.
파일>인쇄>설정>전체통합문서 인쇄
선택 영역 인쇄
화면상 노란 필요 부분만 인쇄할 때 사용한다. 시트에서 영역을 드래그 등으로 설정하고 난 후 인쇄 메뉴로 이동하여 설정한다.
다음과 같이 설정한다.
파일>인쇄>설정>선택 영역 인쇄
출력 시 출력 희망 구간 만 1페이지로 깨끗하게 인쇄된다.
출력 전 출력 품질을 확인하는 방법
미리 보기 등으로 볼 수도 있지만 중요한 자료일수록 출력자 PDF 인쇄를 추천한다.
PDF 인쇄 시 설정이 자유로우며 실제 출력물을 살펴볼 수 있고, 다른 사람이 같은 파일로 출력 시 똑같은 결과를 얻을 수 있는 장점이 있다.
설정 방법은 프린터를 다음 그림과 같이 MICROSOFT PRINT TO PDF나 한컴 PDF 등을 선택한다.
그 후 저장이 될 위치와 파일명을 설정한다.
저장된 파일을 열람해보면 다음과 같이 실제 종이처럼 인쇄된 결과인 PDF를 확인할 수 있다.
추가적인 정보
추가적인 출력의 정보는 용지를 기준으로 출력하는 방법이 있다. 아래의 예시 화면을 참고하여 테스트 인쇄를 진행해보라. 추가적인 글을 작성할 예정이니 그때 확인 할 수 있다.
